La presente política regula el tratamiento de los datos personales facilitados por las personas usuarias a través de la página web del Congreso SBAN 2026 – 9th Spanish Conference on Biomedical Applications of Nanomaterials, así como las condiciones generales de inscripción, participación, modificación y cancelación vinculadas al Congreso.

SBAN 2026 se celebrará los días 17 y 18 de septiembre de 2026 en el Instituto de Ciencia de Materiales de Madrid, ICMM-CSIC, y contará con la colaboración de una Secretaría Técnica para la gestión administrativa y operativa del Congreso.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales será el Comité Organizador de SBAN 2026, en su condición de entidad responsable de la organización científica y académica del Congreso.

Para cuestiones relacionadas con inscripciones, pagos, comunicaciones administrativas, certificados, comunicaciones científicas, gestión de asistentes o cualquier otra cuestión operativa del Congreso, las personas interesadas podrán dirigirse a la Secretaría Técnica a través del siguiente correo electrónico: sban2026@naturalde.es

La Secretaría Técnica actúa como entidad colaboradora en la gestión técnica y administrativa del Congreso, tratando los datos personales únicamente para las finalidades vinculadas a la organización, desarrollo y seguimiento del evento.

2. Datos personales tratados

A través de los formularios habilitados en la web del Congreso podrán tratarse, según corresponda, las siguientes categorías de datos:

• Nombre y apellidos.

• Dirección de correo electrónico.

• Teléfono de contacto, en su caso.

• Institución, centro de trabajo, universidad, grupo de investigación o entidad de procedencia.

• Categoría de inscripción o tipo de participación.

• Datos necesarios para la emisión de factura, en caso de solicitarse.

• Información relativa al pago de la inscripción.

• Datos incluidos en resúmenes, comunicaciones, pósteres, presentaciones o documentación científica enviada por la persona participante.

• Información necesaria para la emisión de certificados de asistencia, participación, presentación de comunicación o colaboración.

• Datos relativos a necesidades alimentarias, alergias, intolerancias o requisitos específicos, cuando sean comunicados voluntariamente por la persona participante.

• Cualquier otra información facilitada voluntariamente por la persona usuaria a través de los formularios o comunicaciones dirigidas a la Secretaría Técnica.

La persona participante garantiza que los datos facilitados son veraces, exactos y actualizados, comprometiéndose a comunicar cualquier modificación que resulte necesaria para la correcta gestión de su participación en el Congreso.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:

• Gestionar la inscripción y participación en SBAN 2026.

• Tramitar el pago de cuotas de inscripción, en caso de que proceda.

• Emitir facturas, justificantes de pago y documentación administrativa asociada.

• Gestionar el envío, recepción, revisión, aceptación y publicación de comunicaciones científicas, resúmenes, pósteres o presentaciones.

• Elaborar listados internos de participantes, ponentes, autores, asistentes y miembros de comités.

• Gestionar la organización logística del Congreso, incluyendo control de asistencia, acreditaciones, certificados, comunicaciones operativas y atención a participantes.

• Enviar información relevante sobre el Congreso, incluyendo comunicaciones sobre fechas, programa, cambios organizativos, normas de participación o instrucciones técnicas.

• Atender consultas, incidencias o solicitudes dirigidas a la Secretaría Técnica.

• Cumplir con las obligaciones legales, fiscales, contables y administrativas que resulten aplicables.

• Documentar el desarrollo del Congreso mediante fotografías, vídeos o materiales audiovisuales, cuando proceda, con fines informativos, académicos o divulgativos vinculados al evento.

4. Base jurídica del tratamiento

La base jurídica para el tratamiento de los datos será, según cada caso:

• La ejecución de la relación derivada de la inscripción y participación en el Congreso.

• El consentimiento de la persona interesada, cuando sea necesario para determinadas finalidades específicas.

• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables en materia fiscal, contable, administrativa o de protección de datos.

• El interés legítimo del Comité Organizador en la correcta gestión, documentación y difusión académica del Congreso, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades de las personas interesadas.

En el caso de datos relativos a alergias, intolerancias, necesidades alimentarias o circunstancias específicas, estos serán tratados únicamente cuando la persona participante los comunique voluntariamente y con la finalidad exclusiva de gestionar adecuadamente su participación en el Congreso.

5. Comunicación de datos a terceros

Los datos personales podrán ser comunicados a terceros únicamente cuando resulte necesario para la correcta organización y desarrollo del Congreso, o cuando exista una obligación legal que así lo exija.

En particular, podrán acceder a determinados datos:

• La Secretaría Técnica del Congreso.

• El Comité Organizador y, en su caso, el Comité Científico.

• Proveedores tecnológicos, plataformas de formularios, alojamiento web, correo electrónico, pasarelas de pago o herramientas de gestión.

• Entidades bancarias o plataformas de pago, cuando sea necesario para tramitar la inscripción.

• Proveedores vinculados a servicios logísticos del Congreso, en la medida estrictamente necesaria.

• Administraciones públicas, juzgados, tribunales u organismos competentes, cuando exista obligación legal.

No se venderán, alquilarán ni cederán los datos personales de las personas participantes a terceros con fines comerciales ajenos al Congreso.

6. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para gestionar la inscripción, participación, desarrollo, justificación y cierre administrativo del Congreso.

Una vez finalizado el Congreso, los datos podrán conservarse durante los plazos legalmente exigibles para atender posibles responsabilidades, obligaciones fiscales, contables, administrativas o legales.

Los datos vinculados a certificados, comunicaciones científicas, programas, actas, libros de resúmenes o materiales académicos podrán conservarse durante el tiempo necesario para documentar la actividad científica del Congreso.

7. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas podrán ejercer, en los términos previstos por la normativa vigente, los derechos de:

• Acceso a sus datos personales.

• Rectificación de datos inexactos o incompletos.

• Supresión de sus datos cuando proceda.

• Oposición al tratamiento.

• Limitación del tratamiento.

• Portabilidad de los datos.

• Retirada del consentimiento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

Para ejercer estos derechos, la persona interesada podrá enviar una solicitud escrita al correo electrónico:

sban2026@naturalde.es 

La solicitud deberá indicar claramente el derecho que se desea ejercer e incluir la información necesaria para identificar a la persona solicitante.

Asimismo, la persona interesada podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si considera que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa vigente.

8. Seguridad de los datos

El Comité Organizador y la Secretaría Técnica aplicarán las medidas técnicas y organizativas razonables para garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales tratados en el marco del Congreso.

No obstante, la persona usuaria debe ser consciente de que ningún sistema informático, transmisión de datos por internet o plataforma digital puede garantizar una seguridad absoluta.

9. Fotografías, vídeos y difusión del Congreso

Durante la celebración de SBAN 2026 podrán realizarse fotografías, grabaciones de vídeo o materiales audiovisuales con la finalidad de documentar y difundir la actividad académica, científica e institucional del Congreso.

Estas imágenes podrán ser utilizadas en la web del Congreso, redes sociales, memorias, noticias, materiales informativos o canales vinculados al Congreso y a las entidades organizadoras o colaboradoras.

En ningún caso se utilizarán imágenes que atenten contra la dignidad, intimidad o derechos de las personas participantes. Si alguna persona no desea aparecer de forma identificable en fotografías o vídeos, podrá comunicarlo previamente a la Secretaría Técnica a través de sban2026@naturalde.es.

10. Comunicaciones electrónicas

La inscripción en el Congreso implica la aceptación de recibir comunicaciones electrónicas relacionadas con la gestión y desarrollo de SBAN 2026.

Estas comunicaciones podrán incluir información sobre la inscripción, pagos, programa, presentación de comunicaciones, certificados, horarios, actividades, cambios organizativos, instrucciones para participantes o cualquier otra cuestión directamente relacionada con el Congreso.

No se enviarán comunicaciones comerciales ajenas al Congreso sin consentimiento previo de la persona interesada.